Mengurus dokumen kependudukan setelah anggota keluarga meninggal dunia sering kali menjadi beban tambahan bagi keluarga yang sedang berduka. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil atau biasa disingkat Disdukcapil adalah lembaga yang berwenang di bidang ini. Namun Pemerintah Kota Yogyakarta, memiliki singkatan tersendiri yaitu Dindukcapil. Dinas ini memiliki inovasi yang disebut Serat Layon. Akronim dari Serahkan Akta Kematian Saat Pemberangkatan Layon (jenazah). Ini merupakan layanan pencatatan kematian yang mengintegrasikan penerbitan sejumlah dokumen kependudukan dalam satu paket pelayanan.
Melalui Serat Layon, keluarga yang ditinggalkan tidak hanya memperoleh akta kematian, tetapi juga pembaruan Kartu Keluarga (KK), pembaruan KTP-el bagi ahli waris yang memerlukan perubahan data, dan kini disertai ucapan duka cita dari Wali Kota Yogyakarta sesuai agama masing-masing.
Dikutip dari Portal Berita Pemkot Yogyakarta, Kepala Dindukcapil Kota Yogyakarta, Septi Sri Rezeki, mengatakan sosialisasi layanan tersebut terus dilakukan di berbagai kelurahan. Hingga pertengahan September 2026, sosialisasi telah menjangkau sekitar 15 kelurahan dan akan dilanjutkan secara bertahap ke seluruh 45 kelurahan di Kota Yogyakarta.
“Yang punya inisiatif itu masing-masing kelurahan. Kami diundang sebagai narasumber. Jadi 45 kelurahan nanti bergantian. Temanya tergantung kelurahan, mau apa,” ujar Septi saat diwawancarai pada Selasa, 15 September 2026. Menurut Septi, kegiatan sosialisasi tidak hanya membahas Serat Layon, tetapi juga berbagai layanan administrasi kependudukan lainnya. Upaya ini dilakukan agar masyarakat semakin memahami prosedur dan kemudahan layanan yang tersedia.
Serat Layon: Satu Paket, Empat Layanan
Serat Layon dirancang untuk mempercepat proses pencatatan kematian sekaligus memastikan dokumen kependudukan keluarga segera diperbarui. Dalam satu paket pelayanan, masyarakat dapat memperoleh hingga empat layanan, yaitu akta kematian, KK yang telah diperbarui, KTP-el ahli waris yang perlu diperbarui, dan ucapan duka cita dari Wali Kota Yogyakarta.
Septi menjelaskan, layanan tersebut merupakan pengembangan dari mekanisme Serat Layon sebelumnya yang berfokus pada penerbitan akta kematian, pembaruan KK, dan KTP bagi ahli waris.
“Kalau Serat Layon yang dulu hanya akta kematian, kartu keluarga dan KTP kepada ahli waris. Sekarang ditambah dengan ucapan dari Pak Wali Kota Yogyakarta sesuai dengan agamanya masing-masing,” jelasnya.
Dari sisi waktu, proses pelayanan dapat diselesaikan dalam sekitar 10–15 menit apabila akses internet dan listrik berjalan dengan baik. Kecepatan ini dimungkinkan karena mekanisme pelaporan telah memanfaatkan sistem digital.
Pelaporan Ketua RT dan Kanal Digital Dukung Serat Layon
Ketua RT memiliki peran penting dalam mempercepat pelaporan kematian warga. Melalui mekanisme yang tersedia, ketua RT dapat mengunggah dokumen persyaratan untuk kemudian ditindaklanjuti oleh Dindukcapil.
Dokumen yang diperlukan antara lain surat keterangan kematian, KK dan KTP milik warga yang meninggal, serta KK dan KTP pelapor beserta KTP dua orang saksi. Setelah dokumen diterima dan dinyatakan lengkap, petugas akan memproses penerbitan dokumen kependudukan.
Selain melalui ketua RT, pelaporan juga dapat dilakukan melalui kader GISA, petugas kelurahan, maupun keluarga sesuai mekanisme yang berlaku.
Dindukcapil Kota Yogyakarta menyediakan sejumlah kanal pelayanan, termasuk grup WhatsApp lingkungan, Jogja Smart Service (JSS), dan kanal WhatsApp pelayanan Dindukcapil. Dengan beragam pilihan tersebut, masyarakat dapat menyesuaikan jalur pengurusan dengan kebutuhan dan mekanisme yang tersedia.
Untuk pengajuan melalui JSS, pemohon dapat memilih menu Akta Kematian, mengisi data pelapor, data almarhum, serta data saksi, kemudian mengunggah dokumen persyaratan. Setelah berkas diverifikasi dan dinyatakan lengkap, pemohon akan memperoleh resi digital.
Kutipan akta kematian dan KK baru selanjutnya dikirim melalui email. Dokumen tersebut dapat dicetak secara mandiri atau melalui Anjungan Dukcapil Mandiri (ADM).
Akta Kematian Penting untuk Perlindungan Data dan Hak Keluarga
Pencatatan kematian bukan sekadar kewajiban administratif. Akta kematian memiliki peran penting dalam menjaga akurasi data kependudukan dan mencegah penyalahgunaan data penduduk yang telah meninggal dunia.
Dokumen tersebut juga dibutuhkan untuk berbagai keperluan hukum dan administrasi, seperti pengurusan hak waris, klaim asuransi, Taspen, uang duka, pensiun, hingga perubahan status perkawinan bagi pasangan yang ditinggalkan.
Karena itu, kecepatan pelaporan kematian menjadi bagian penting dari upaya menjaga data kependudukan tetap mutakhir. Ketika peristiwa kematian segera dilaporkan, pembaruan data keluarga dan penerbitan dokumen yang diperlukan dapat dilakukan secara lebih tepat waktu.
Septi mengajak seluruh ketua RT di Kota Yogyakarta untuk meningkatkan respons ketika terdapat warga yang meninggal dunia. Pelaporan yang cepat diharapkan dapat membantu keluarga memperoleh layanan administrasi tanpa harus menghadapi proses yang berlarut-larut.
“Kami mengharapkan kepada ketua RT se-Kota Yogyakarta untuk meningkatkan respons ketika ada warganya yang meninggal dunia, untuk segera melaporkan kepada kami,” imbuhnya.
Teknologi Membantu Keluarga yang Sedang Berduka
Manfaat Serat Layon juga dirasakan oleh pengurus lingkungan. Ketua RT 76 RW 18 Kelurahan Panembahan, Bambang Mursasongko Daruno, mengatakan mekanisme pelaporan secara digital membantu mempercepat pengurusan dokumen, terutama ketika keluarga sedang menghadapi suasana duka.
“Mekanisme pelaporan secara digital sangat membantu pengurus lingkungan, terlebih ketika keluarga sedang berada dalam kondisi berduka,” ungkap Bambang.
Melalui Serat Layon, Pemerintah Kota Yogyakarta berupaya menghadirkan pelayanan administrasi kependudukan yang tidak hanya cepat dan terintegrasi, tetapi juga lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Pemanfaatan teknologi digital dalam pencatatan kematian menjadi salah satu cara untuk mengurangi beban administratif keluarga sekaligus memastikan hak dan data kependudukan tetap terlindungi.
